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目次
外国人が日本のビザを申請するときは、勤め先や学校、あるいは家族と協力してさまざまな書類を集める必要があります。ここでは、申請に必要な書類と準備のポイントを押さえましょう。
ビザの申請は、日本で在留資格と呼ばれるものの種類を調べ、取得するために必要な要件と書類をチェックするところから始まります。まずは、日本のビザ制度について理解しましょう。
ビザ（VISA・査証）とは、外国人が日本に入国するための許可証です。パスポートの有効性や、ビザに記載されている内容・条件などを確認する意味もあります。これから日本に来る方は、海外にある日本の在外公館（大使館や領事館）で申請します。
一方の「在留資格」とは、日本に入国した外国人が日本で行うことができる活動を分類したものです。たとえば「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」など、一般的にビザと呼ばれることが多いものがありますが、これらは全くの別物です。
空港などで上陸審査を受ける際に、上記の2つを確認・審査の上、入国が許可されます。
※ここでは、読みやすくするため、在留資格について一般的な呼び方である「ビザ」と表記しています。
※参考：在留手続（出入国在留管理庁）
海外から日本に来る場合と、日本に住んでいる方がビザを取得する場合で、異なる部分もありますが、下記が一般的な流れです。海外からの入国の場合は、入国審査を経て入国します。
申請窓口は、日本に住んでいる人は住んでいる地域を管轄する出入国在留管理局（入管）、海外の方は勤務予定の会社所在地や親族の住んでいる住所を管轄する入管に申請します。
窓口受付は入管によりますが、おおむね9時から16時までです。オンライン申請であれば、海外からでも日本国内からでも基本的に24時間365日申請できます。
日本の在留資格は、種類によって必要書類が異なります。ここで紹介するのは、基本的には申請する人自身（外国人本人）で準備しなければならないとされる書類です。
実際には、勤め先の会社や学校、配偶者など、ビザの種類ごとに日本にある機関・日本にいる家族が申請することになるため、必ずしもすべて自分で準備するとは限りません。
ここで、一般的なビザ申請のための必要書類を整理すると、次のようになります。
このうち「ビザの目的ごとに活動内容など証明する書類」については、申請するビザの種類によってまったく異なる内容となります。どんなものが必要なのか簡単に説明すると、以下のようになります。
外国人が日本で働くことを目的とするビザ（就労ビザ）の取得では、学歴、職歴、スキル、日本語能力に関する証明書などに関する書類が必要です。
技術・人文知識・国際業務ビザ（技人国ビザ）では、学歴や職歴を説明することが重要です。各証明書を準備することや、母国や日本での正しい経歴をもれなく申請書に記入できるように、履歴書などの情報を更新しておきましょう。
技能ビザでは、これから行う活動に関して熟練した技能を持っていることを証明する必要があります。たとえば、中華料理の調理師の場合、中国での調理師経験を証明するための在職証明書やレストランでの写真などが考えらえます。
特定技能ビザでは、日本語能力試験、特定技能評価試験の合格証などが必要になります。技能実習ビザからの切り替えでは、2号を良好に終了したことを証明するための書類が必要です。
外国人が日本で学ぶためのビザ（留学ビザ）の書類は入学する学校によって異なります。ひとまず、日本の入管が適正校と認める学校であるかどうか、また日本語学校なのか専門学校か、それとも大学なのかで異なるため、入学しようとする学校に確認をしましょう。
学費や日本国内で生活するためにはお金を準備する必要があり、それを「経費」と言います。経費については、その支払が可能なのか「経費支弁関係書類」を作って証明します。
上記をどのように準備するか説明を記入しますが、銀行に一度に借りたお金を入れたり、うその残高証明書を作るなどは行わないようにしましょう。なお、預金口座は各国の政府や中央銀行が認めた銀行のものである必要があります。
また、送金が難しい国の場合は「どのように日本にお金を持ち出す」かなど、説明が必要になる場合があります。
配偶者ビザや家族滞在ビザについては、夫婦であることを証明する書類や、家計を支える人の職業や収入に関する書類が求められます。具体的には、次のとおりです。
本国で取得した戸籍謄本や婚姻届受理証明書など、夫婦であることを証明できるものを準備して日本語訳を作成します。翻訳は不自然な日本語にならないよう経験のある専門家に依頼することをおすすめめします。
会社勤めをしている場合は勤務先から在職証明書を出してもらいます。また申請する年の1月1日に住んでいた自治体より住民税の課税・納税証明書を取得します。
日本でのビザ申請では、パスポートや証明写真、入管が指定する申請書などが必要です。日本滞在を希望する外国人は、受け入れする人（勤め先や学校・家族など）と協力して確認しておきましょう。
ビザの申請には時間がかかる場合があるため、パスポートの有効期限を確認しておきましょう。有効期限が1年より短いときは、更新しておくことをおすすめします。
万一、生年月日や名前のスペルミスなどがあるときは、訂正してもらえるか確認してみましょう。ビザ申請のとき、申請書の記載や入管が発行する書類・カードなどと表記が異なると、追加の対応が必要になることがあるためです。
ビザ申請のための書類は、入管のWebサイトで配布されています。入国の目的、ほしいビザの種類などによって書き方が異なるため、確認が必要です。入管のWebサイトでは、ビザの種類別に書き方が紹介されています。
縦4センチ・横3センチで、背景がなく、はっきり顔が見える写真を撮影します。オンライン申請の場合は、スマホなどで撮影した写真を利用することもできますが、縦横の比率やデータサイズ（10KBまで）に注意が必要です。
外国人が働いたり学んだりする期間（会社や学校など）でも、ビザ申請のために用意してもらうものがあります。外国人本人が用意するものとして紹介した「活動内容などを証明する書類」のうち、会社や学校が発行するものについては、ここで紹介する書類とともに準備してくれます。
企業の外国人を受け入れる機関の基本的な情報を証明するものとして、登記事項証明書（登記簿謄本）が必要です。全国の法務局の窓口や、オンライン申請でも取得できます。
登記事項証明書の請求にあたっては、企業や学校の正式な名称や、本店所在地などが必要です。
企業などが外国人を長く受け入れられるかどうかを証明するにあたって、直前期の決算報告書が必要になります。会社に保管がない場合は顧問税理士などに確認しましょう。
会社パンフレットやホームページに記載の内容など、法人の概要が分かるものを準備します。不足がある場合は別に作成しても構いません。
具体的には、法人の沿革、役員、組織、事業内容、主要取引先と取引実績などを記入します。
書式は問いませんが、給与、勤務時間、休日、各種手当など就労条件がはっきり分かる内容である必要があります。
※参考：東京労働局 様式集
受入れ理由書については、必ずしも求められる書類ではありませんが、提出する書類だけでは説明ができない時やもう少し詳しく説明したい場合に作成します。
具体的には、就職先の仕事内容や、仕事と学歴の関連性を説明するときなどに用意しなければなりません。
日本のビザの申請では、書類の有効期限などいくつかの注意点があります。問題なく取得できるよう、ここにあるポイントに気をつけましょう。
申請書類は有効期限が決まっているものがあり、早くに準備すると申請の時に期限がきれてしまったということになるかもしれません。
たとえば、会社の登記事項証明書であれば、原則として3か月以内のものが必要とされます。また、税金や社会保険料を支払ったことを証明する書類については、申請直前のものまで必要になる可能性があります。
ビザの申請書類は、原本が指定されている場合でなければ、コピーを提出しても問題ありません。オンライン申請では、書面全体が写って文字がはっきりしたものが準備できる限り、スキャンや写真データでの提出で構わないとされる場合が多々あります。
行政書士法人Luxentでのオンライン申請は、ほとんどスキャンデータを使用しているため、大量のコピーを行う必要もありません。ただし、ビザの更新など入管窓口で在留カードを受け取るときにはパスポートと在留カード原本が必要となります。
提出する書類のうち、日本語以外の言語で書いてある証明書などは原則として翻訳が必要です。翻訳した書類には、翻訳した人の氏名や翻訳した日を記載しておきましょう。翻訳者は誰でも構いません。
なお、英語で書かれた書類については、翻訳は不要とされる場合がほとんどです。
ビザの種類や申請者の経歴などによって、必要な書類は多岐にわたります。外国人の方が準備する書類に加えて、会社側が準備するものもあり、外国人雇用に慣れていない企業の場合、書類の準備に時間がかかることもあります。
行政書士法人Luxentでは、外国人の方からのご依頼を多数承っており、企業への同行・説明など、申請を全面的にサポートいたします。お気軽にご相談ください。
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